CMS – Bedeutung, Vorteile und Nachteile

Du fragst Dich was ein CMS ist und ob Du es für Dich nutzen solltest?

Super, dann ist dieser Artikel genau das richtige für Dich. Wir verraten Dir…

• Welche Gründe es gibt ein Content Management System einzusetzen
• Welche Nachteile ein CMS für Deine Website haben kann
• Und wonach Du beurteilen kannst, ob ein CMS für Dein Projekt Sinn macht

Los geht’s!

CMS – Bedeutung

Die Abkürzung CMS steht für Content Management System. Ein System, das bedeutsam ist für die selbstständige inhaltliche Pflege und Wirtschaftlichkeit Deiner Website.

Doch warum ist das so?

Wenn Du im Internet mit Deiner eigenen Website erfolgreich sein willst, ist es wichtig Deine Website-Daten aktuell zu halten. Ganz gleich ob es sich hierbei um Kontaktdaten, Mitarbeiter oder Projektdaten handelt. Im professionellen Bereich gibt es hierfür im Wesentlichen zwei Möglichkeiten.

• Statische Websites (HTML5)
• Websites mit eigenem Content Management System

Für die Verwaltung und inhaltliche Pflege von statischen Websites benötigt man Programmierkenntnisse im Webbereich.

Solltest Du oder Deine IT nicht über aktuelle Kenntnisse in diesem Bereich verfügen, musst Du bei jeder inhaltlichen Änderungen einen Dienstleister mit entsprechendem Fachwissen beauftragen. Wenn Du ein dynamisches Unternehmen hast, kann das je nachdem recht schnell recht teuer werden.

Hier kommen Content Management Systeme ins Spiel. Wenn Du ein solches System installiert hast, ermöglicht es Dir und Deinen Mitarbeitern (Redakteuren) die Aktualisierung und Pflege Deiner Inhalte. Für viele Website Projekte sind Content Management Systeme daher interessant.

Vorteile eines Content Management Systems?

Ob ein CMS für Dich das richtige ist, hängt stark von Deinem Web-Projekt ab. Aber auch davon, ob Du die Vorteile des CMS für Dich nutzen kannst und diese überwiegen.

Daher möchte ich Dir zunächst allgemeine Gründe an die Hand geben, die für den Einsatz eines Content Managementsystems sprechen. Diese Grundkenntnisse erleichtern es Dir, Dein Projekt und die Notwendigkeit des CMS einzuordnen und helfen Dir letztendlich im Auswahlprozess, falls Du Dich für ein CMS entscheidest.

1. Keine Programmierungskenntnisse

Wie in der Einleitung bereits angeklungen, ermöglicht Dir ein Content Management System Inhalte (Texte, Bilder, Videos, etc.) auf Deiner Website zu veröffentlichen, zu verwalten und zu aktualisieren. Und das ohne irgendwelche Programmierkenntnisse. So hast Du die Aktualität Deiner Inhalte selbst in der Hand und musst keinen Programmierer, keine Agentur beauftragen, wenn sich Deine Inhalte ändern.

Je nach CMS ist die Pflege der Inhalte so einfach, wie die Bedienung von Microsoft Word. Selbst wenn Du noch nie mit einem CMS gearbeitet hast, kannst Du alles Wesentliche gut sehr schnell erlernen.

In der Praxis sieht das dann so aus, dass Du eine Website Agentur wie exovia mit der Entwicklung Deines professionellen Webdesigns und dem dazu passenden Content Management Systems beauftragst. Bei der Pflege bist Du allerdings vollständig autonom. Was uns direkt zum nächsten Punkt der Kosteneffizienz führt.

2. Kosten und Zeit

Bei traditionellen statischen Websites kann die Inhaltliche Pflege zu hohen Agenturkosten führen. Die Anrufe beim Webentwickler oder Webdesigner häufen sich und dieser wird seine Arbeitsstunden für inhaltliche Änderungen nicht umsonst bereitstellen. Auch muss dieser erstmal Zeit haben, die Änderung vorzunehmen, was nicht immer zeitnah möglich ist. Gerade bei zeitkritischen Neuigkeiten ist das daher ein Thema.

Anders sieht es da mit einem CMS aus.

Die inhaltliche Verwaltung mit einem CMS liegt bei Dir und Deinen Mitarbeitern. So kannst Du schnell im Internet wachsen, in Suchmaschinen ranken und Kunden gewinnen. Hierbei greifst Du auf Deine Ressourcen zurück, ohne immer wieder aufs Neue entstehende Agentur-Kosten zu verursachen.

Kosten – Investitionskurve

Aber für alle Sparfüchse. Bitte versteht mich richtig. Die Einrichtung eines guten Content Management Systems stellt eine gewisse Startinvestition dar.

Auf die ein oder andere Weise entstehen initiale Kosten oder zumindest Zeitaufwand. Dieser amortisiert sich je nach Projekt schnell (manchmal schon während der Erstellung), langsam oder gar nicht. Im nächsten Abschnitt findest Du daher Hinweise, ob ein CMS überhaupt das richtige für Dein Projekt ist.

3. Suchmaschinen Optimierung leicht gemacht

Je nach Content Management System gibt es unterschiedliche Tools und sogenannte Plugins, die zum Teil einen sensationell guten Job hinsichtlich Suchmaschinenoptimierung machen.

Selbstverständlich helfen diese Tools weniger bei der Erstellung relevanter Inhalte. Sie sind aber eine riesige Hilfe für eine gute Basiskommunikation mit Google und den anderen Suchmaschinen.

Hierzu gehören insbesondere einfach zu bedienende Benutzeroberflächen, um die „SEO-Basics“ bereit zu stellen. Es gibt beispielsweise WordPress Plugins, die dir das Erstellen von Meta Titeln, Meta Beschreibungen, Alt-Tags und vielen anderen für Suchmaschinen relevanten Inhalten Deiner Webseiten erleichtern.

Diese SEO-Plugins werden auch regelmäßig aktualisiert und an die sich stetig wandelnden Anforderungen der Suchmaschinen angepasst. Ein komplexes Thema, um dessen Programmierung Du Dich dann nicht mehr sorgen musst. Mittels dieser Plugins kannst Du Dich vollständig auf Dein Erscheinungsbild in den Suchmaschinen konzentrieren.

Das heißt du verwaltest ohne Programmierkenntnisse welche Titel und welche Beschreibungen auf den Suchmaschinenseiten ausgespielt werden sollen.

Ein hervorragendes SEO-Plugin ist zum Beispiel Yoast SEO. Ein sehr umfassendes Plugin, was es ursprünglich nur für das CMS WordPress gab, mittlerweile aber sogar als Typo3 Erweiterung zu erhalten ist.

Auch im moderneren Bereich der sog. Headless CMS sind solche Plugins vorhanden. Es sei auf das wunderbare Strapi SEO Plugin verwiesen.

4. Kollaboration und Zusammenarbeit

Anders als bei traditionellen statischen HTML-Websites, können bei Content Management Systemen mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Web-Projekt zusammenarbeiten und weltweit interagieren. Ausführliche Nutzerverwaltungen helfen dabei verschiedenartige Rechte und Rollen einzurichten. Und das Beste ist, die gemeinsam erarbeiten Inhalte werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind – die entsprechenden Nutzerrechte vorausgesetzt – jederzeit und von jedem Ort veränderbar und administrierbar. Es genügt sogar ein Tablet oder Handy.

Ferner können Workflows mit Freigabeprozessen und Revisionen eingerichtet werden. Gerade in größeren Redaktionen liefern Content Management Systeme hier unvorstellbar wertvolle Tools, zu denen auch das automatische Veröffentlichen zu vordefinierten Zeitpunkten gehört.

5. Zentrale Medien fürs Web

Die meisten Content Management Systeme verfügen über die Möglichkeit einen zentrale Medienbibliothek einzurichten. Das heißt, dass hochgeladene Bilder und Videos nur einmalig mit Alt Attributen versehen werden und dann häufiger wiederverwendet werden können. Letztlich ist das gut für die Suchmaschinenoptimierung, es ist wirtschaftlich, da es Webspeicherplatz spart und Übersicht ermöglicht.

Nachteile Content Management Systeme

Ja, auch Content Management Systeme haben Nachteile. Inwieweit diese bei Dir zum Tragen kommen, kannst Du danach beurteilen. Zu den grundsätzlichen Nachteilen zählen…

1. Security

Ein CMS stellt ein großes Sicherheitsrisiko dar, wenn es nicht regelmäßig gewartet und aktualisiert wird. Natürlich beschäftigen sich ganze Armeen von herausragenden Webentwicklern damit in regelmäßigen Abständen durch Fixes, Updates und Patches das Risiko von Hackerangriffen zu minimieren.

Dennoch sind gerade die beliebtesten Systeme für Hacker leider ein spannendes Ziel.

Dazu kommt, dass ein eigenes CMS in der Regel bedeutet, dass es verschiedene Nutzer gibt, die sich mit Passworten anmelden. Nicht jeder Nutzer geht aber wirklich verantwortungsvoll mit solchen Passworten um. Gerade hierin besteht nach meiner Erfahrung das größte Sicherheitsrisiko für CMS-Systeme.

Die Verschlüsselung einer CMS Website mit https sollte daher ebenso Standard sein, wie eine geeignete Strategie zur Sicherung und Wiederherstellung Ihres Systems. Aber das ist alles lösbar und heutzutage erschwinglich.

Sicherheit CMS vs. statische Website

Beim Thema Security möchte ich aber darauf hinweisen, dass einige Vergleiche im Web doch stark hinken. Natürlich gibt es nichts sichereres als eine statische Website, die einfach aus HTML, CMS und JavaScript besteht. Ohne Nutzerverwaltung, Datenbankanbindung oder eine irgendwie geartete Backendprogrammierung.

Aber diese statischen Seiten sind eben ab einer bestimmten Content Menge nicht mehr wirtschaftlich zu erstellen und zu betreiben. Vergleiche machen hier je nach Anwendungsfall gar keinen Sinn.

Optimale Sicherheit

Auch mit Content Management Systemen kann höchste Sicherheit und Ausfallsicherheit erreicht werden. Wie? Durch den gezielten Einsatz einer modernen CMS Headless Architektur mit einem entkoppelten Frontend.

2. Betreuungskosten

Grundsätzlich handelt es sich bei einem Content Management System um Software. Je nachdem, wie man es angeht, verursacht die Wartung und Aktualisierung also auch entsprechende Kosten.

Je nach Architektur, Anforderung und Realisierung kann das teuer werden. Daher sollte man darauf achten, dass diese die eigentlichen Effizienzvorteile eines CMS nicht aufzehren.

3. Neue Skills

Die Bedienung eines Content Management Systems muss gelernt werden. Das brauchen Sie nicht, wenn sie die inhaltliche Pflege einer statischen Seite dem Webdesigner Ihres Vertrauens überlassen.

Bei einer guten CMS Implementation (z.B. durch uns) sind alle wesentlichen Skills, die Software optimal zu nutzen aber in der Regel in ein bis zwei Stunden sehr gut erlernbar.

Doch egal wie einfach die Bedienung aus ist. Wer nur 1, 2-mal im Jahr voller Motivation seine Inhalte aktualisiert, muss sich jedes Mal neu orientieren. Was dann Zeit und Nerven kosten kann. Es lohnt sich daher vorher zu überlegen, wie oft Du Deine Website tatsächlich aktualisieren willst.

Benötige ich ein Content Management System?

Bei der konkreten Frage, ob ein CMS für Deine Website oder Web-App überhaupt notwendig oder sinnvoll ist, kommt es auf verschiedene Faktoren an. Sie betreffen zum einen die Rahmenbedingungen Deiner eigenen Organisation und zum anderen das individuelle Projekt selbst.

Grundsätzlich handelt es sich um Einzelfallentscheidungen, die sehr wohl abgewogen werden wollen. Ich teile im Folgenden meine Einschätzungen, mit der Hoffnung, dass Sie auch Dir im Entscheidungsprozess helfen.

Nein, in diesen Fällen brauchst Du wahrscheinlich kein CMS

Content Management Systeme sind nicht für jedes Projekt die richtige Wahl – insbesondere mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit und das Benutzererlebnis. Hier daher meine Top 3, die gegen ein CMS sprechen.

1. Projekte mit wenig Inhalten, die sich nicht ändern

Du planst eine Website mit Fokus auf das Wesentliche? Beispielsweise eine hochwertige Web-Visitenkarte oder minimalistische Landingpage, die Deine Stärken auf den Punkt bringt?

Oder eine Webseite, die eher auf Deine Corporate Identity abzielt als auf viele Worte und Inhalte?

Gerade wenn Du wenige, dafür aber umso relevantere Inhalte hast, die sich in absehbare Zeit selten ändern werden, lohnt sich für Dich eine statische Website. Aber typischerweise kein CMS.

2. Webseiten mit 3D Effekten und high-end Animationen

Auch sind CMS-Implementationen für Websites mit allerhöchsten Ansprüchen an die Frontendentwicklung und einer Vielzahl von Effekten eher die Seltenheit.

Unmöglich sind sie aber nicht, wie z.B. die besten Websites 2023 zeigen. In der Regel geht es dann aber mehr um das Vermitteln von Emotionen und einer visuellen Erlebniswelt als um viele Inhalte. Solche Projekte werden häufig als spezielle Landing Pages oder Landing Apps von Unternehmen eingesetzt.

3. Designzentrierte Pages und Projekte

Hochwertiges Webdesign und Content Management Systeme sind kein Widerspruch. Aber es lohnt sich eine wirtschaftliche Prüfung vorzunehmen, sobald sehr hohe Ansprüche an das responsive Design gestellt werden.

Warum ist ganz einfach. Bei hochwertigem Webdesign ist das Design genau auf die Inhalte zugeschnitten. Es unterstreicht die Botschaft visuell und gibt jeden Inhalt genau den richtigen Raum, um überzeugend zur Geltung zu kommen.

Auch die Breakpoints für die optimierte Darstellung je nach Displaygröße werden erst erstellt, wenn die Inhalte bereits vorliegen. Hier kann es auf jedes einzelne Wort ankommen.

Wenn Du Dir also ein perfektes Design anhand Deiner Inhalte erstellen lässt, wird dieses Design mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr so gut aussehen oder sogar kaputt gehen, wenn Du die Inhalte mit einem CMS änderst.

Ein CMS macht daher in diesem Fall keinen Sinn. Wenn Du Dich also aus einen der folgenden Gründe doch für ein CMS entscheidest, musst Du Kompromisse im Webdesign eingehen.

Nachtteile in Vorteile verwandeln

Abschließend ein kleiner Hinweis: Mit den nötigen Programmierkenntnissen lassen sich einzelne Webseiten, wie in dem oben genannten Punkt 2 und 3 erwähnt, durchaus in Webprojekte mit Content Management Systemen integrieren.

Sei es als besondere Startseite oder aber als Landingpages, die eben nicht vom CMS verändert werden können.

Ein solches Vorgehen, macht aus ökonomischen Aspekten häufig Sinn ohne Abstriche im Marketing machen zu müssen. Im Gegenteil. So können durchaus die Vorteile einer wundervoll ausgestalten Startseite mit den SEO-Vorteilen eines Blogs kombiniert werden.

Ja, in diesen Fällen ist ein CMS vermutlich eine gute Wahl

Tritt einer der folgenden drei Fälle auf Dich zu, dann solltest Du den Einsatz eines Content Management Systems für Dich ernsthaft in Erwägung ziehen.

1. Projekte mit vielen dynamischen Inhalten

Wenn Du auf Deiner Website immer wieder neue oder sich immer wieder ändernde Inhalte veröffentlichst, ist es schwer unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten an einem CMS vorbei zu kommen.

Konkrete Beispiele ?

• Du möchtest einen Blog betreiben, um über die Beiträge SEO Traffic zu generieren
• Deine Produkte oder Eckdaten zu den Produkten ändern sich sehr häufig
• Dein Team wächst stetig
• Du musst Finanzberichte veröffentlichen
• Es gibt viele Neuigkeiten, die bekannt werden sollen

2. Projekte mit diversen Nutzern, die Inhalte pflegen

Spätestens, wenn Du ein Online Redaktions-Team beschäftigst, um die sich ständig erweiternden und ändernden Inhalte zu veröffentlichen ist ein CMS die richtige Wahl. Verstärkt wird die Notwendigkeit noch, wenn diese Redakteure an verschiedenen Standorten sitzen.

3. Wenn es wirtschaftlich ist

Für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind die Kosten der Einrichtung und Pflege eines Content Management Systems mit dem „Agenturaufwand“ für inhaltliche Änderungen zu vergleichen. Sind die Kosten des CMS geringer als der Agenturaufwand und Deine Designanforderungen mit einem CMS zu realisieren, dann solltest Du ein Content Management System verwenden.

FAZIT – Wann ist ein CMS für Dich das richtige?

Wie Du siehst, gibt es auf diese Frage keine pauschale Antwort.

Dafür aber Gründe, die für oder gegen den Einsatz eines Content Management Systems sprechen – je nachdem was Du für ein Webprojekt planst und welche unternehmerischen Anforderungen es von Deiner Seite aus gibt.

Zu guter Letzt ist die Welt zum Glück nicht nur schwarz und weiß. Daher ist gerade die Kombination aus statischen Webseiten mit höchsten Design Ansprüchen und einer CMS Website häufig sehr sexy.